Glens Event Tech
Zobacz ofertę

Etapy realizacji zlecenia technicznego w obiekcie kongresowym

Poniższa chronologia pokazuje, jak wygląda typowe zlecenie od pierwszego kontaktu do demontażu. Daty i kamienie milowe zmieniają się w zależności od skali sali, liczby dni i tego, czy obiekt ma własną infrastrukturę, czy pracujemy od zera.

Glens Event Tech delivery
Strefa buforowa przed montażem. Tu rozstrzyga się, czy harmonogram dnia się utrzyma.
  1. Dzień -21 do -14

    Inwentaryzacja sali i ustalenie ograniczeń

    Zbieramy od zarządcy obiektu wysokość zawieszeń, nośność belek, liczbę obwodów zasilania i punkty DMX. Bez tych danych projekt sceny jest zgadywaniem. Na tym etapie wychodzą też rzeczy, które później bolą: jedna winda towarowa, wąskie drzwi do sali plenarnej, brak rampy naziemnej.

  2. Dzień -13 do -7

    Projekt techniczny i lista sprzętu

    Powstaje rozstaw sceny, plan zawieszeń nagłośnienia i siatka oświetlenia. Ustalamy, które elementy jadą z nami, a które wypożyczamy lokalnie. Lista sprzętowa jest zamykana na tydzień przed montażem, żeby zdążyć z transportem i ubezpieczeniem ładunku.

  3. Dzień -6 do -3

    Harmonogram dostaw i strefy buforowe

    Rozpisujemy kolejność wjazdów na obiekt, godziny pracy ekipy i miejsca składowania pustych skrzyń. Przy dwóch dostawach dziennie i jednym wjeździe technicznym opóźnienie pierwszego auta przesuwa cały montaż. Dlatego każda pozycja ma okno czasowe i plan B.

  4. Dzień -2 do -1

    Montaż, próba i odbiór techniczny

    Zawieszamy nagłośnienie, konfigurujemy konsolety, ustawiamy scenę świetlną i przechodzimy próbę z mówcami. Odbiór kończy się podpisem osoby odpowiedzialnej za wydarzenie. Jeśli sala ma wysoki pogłos, korekty strojenia robimy już po ustawieniu krzeseł, nie w pustej przestrzeni.

  5. Dzień 0

    Dzień wydarzenia i dyżur techniczny

    Ekipa zostaje na miejscu przez cały czas trwania programu. Reagujemy na zmiany w agendzie, podmiany prelegentów i prośby o dodatkowe mikrofony. To nie jest moment na naukę sprzętu, dlatego obsługa jest ta sama, która robiła próbę.

  6. Dzień +1

    Demontaż i rozliczenie szkód

    Zwijamy kable, pakujemy sprzęt w skrzynie i sprawdzamy stan obiektu przed wyjazdem. Protokół zdawczo-odbiorczy z zarządcą zamyka temat. Dopiero po nim wracamy do magazynu i rozliczamy ewentualne uszkodzenia.

Terminy są orientacyjne. Przy wydarzeniach jednodniowych w małych salach cały cykl bywa krótszy, a przy konferencjach wielodniowych z tłumaczeniem symultanicznym rozciąga się o dodatkowe dni na instalację kabin i testy.

Co dokładnie ustalamy przed montażem

Zanim ekipa wjedzie do obiektu, warto domknąć kilka kwestii, które później wracają jako sporne. Poniżej zebraliśmy najczęstsze wątpliwości, które pojawiają się przy harmonogramowaniu dostaw, montażu i odbioru technicznego w centrach kongresowych.

Kto odpowiada za stan instalacji elektrycznej w miejscu montażu

Punkty zasilania, przekroje kabli i zabezpieczenia po stronie obiektu należą do zarządcy. My odpowiadamy za rozdzielenie obwodów na scenie i podłączenie sprzętu do wskazanych przyłączy. Jeśli w trakcie próby okaże się, że obciążenie przekracza parametry gniazda, montaż wstrzymujemy do czasu uzgodnienia dodatkowego przyłącza. Nie improwizujemy z przedłużaczami na łączeniach, które nie są do tego przystosowane.

Czy rampa rozładunkowa jest zawsze dostępna w oknie montażu

Nie. W wielu obiektach rampa jest wspólna z dostawami gastronomicznymi i trzeba wpisać się w konkretny przedział godzinowy. Dlatego w harmonogramie dostaw rezerwujemy strefę buforową na sprzęt, który nie zmieści się od razu na sali. Jeżeli rampa jest niedostępna, przechodzimy na transport ręczny windą towarową i wydłużamy czas montażu o zadeklarowany wcześniej zapas.

Jak rozumiemy gotowość sali do próby technicznej

Sala jest gotowa do próby, gdy wszystkie elementy sceny stoją w docelowym miejscu, zasilanie jest podłączone i nie trwają prace wykończeniowe w strefie odsłuchu. Próba nie obejmuje ustawiania krzeseł ani dekoracji, które nie wpływają na akustykę. Jeśli w trakcie próby ktoś wchodzi na scenę i przestawia sprzęt, traktujemy to jako przerwanie i wznawiamy od początku konfiguracji.

Co dzieje się, gdy obiekt zmienia dyspozycyjność w trakcie realizacji

Zdarza się, że zarządca skraca okno montażu albo przesuwa dostęp do windy. Wtedy przestawiamy kolejność prac według priorytetów: najpierw elementy, których nie da się zamontować później bez demontażu sceny, na końcu oświetlenie dekoracyjne i okablowanie zapasowe. O zmianie informujemy klienta tego samego dnia, z podaniem nowego czasu zakończenia montażu.

Granice między naszą pracą a obowiązkami obsługi obiektu

Do nas należy sprzęt, jego konfiguracja i demontaż po wydarzeniu. Do obsługi obiektu należy udostępnienie przyłączy, wind, dróg transportowych oraz zabezpieczenie stref, w których poruszają się osoby postronne. Nie przejmujemy odpowiedzialności za elementy konstrukcyjne budynku ani za instalacje, których nie montowaliśmy. Te granice zapisujemy w protokole przekazania przed rozpoczęciem prac.

Kiedy uznajemy odbiór techniczny za zakończony

Odbiór kończy się podpisaniem protokołu po sprawdzeniu toru dźwiękowego, scenariuszy światła i sterowania DMX na wszystkich zapisanych stanach. Sprawdzamy też, czy sygnały z reżyserki dochodzą do sceny bez opóźnień i zakłóceń. Uwagi zgłoszone po podpisaniu protokołu realizujemy w trybie serwisowym, o ile nie wymagają przebudowy instalacji.

Cookie settings

We use cookies to keep the site reliable, remember basic choices, and understand which pages are useful. You can accept, reject, or review the settings before continuing.